TOTAL COMMUNICATION THERAPY
Asistente Ejecutivo del Propietario y CEO
Tiempo completo • Hybrid - US
Beneficios:
- Salario competitivo
- Horario flexible
- Formación y desarrollo
Total Communication Therapy busca un Asistente Ejecutivo altamente organizado, proactivo y con recursos para apoyar al Propietario y CEO en la gestión diaria y el crecimiento de la organización. Este puesto sirve como principal socio de apoyo administrativo y operativo para el CEO, ayudando a supervisar la contratación, la incorporación de empleados, la coordinación de la recepción de clientes, la administración de seguros, el apoyo a la nómina, iniciativas de marketing, actividades de desarrollo de negocio y operaciones organizativas.
El Asistente Ejecutivo actúa como una extensión del CEO, asegurando que las prioridades se ejecuten de forma eficiente, las comunicaciones se gestionen profesionalmente y las operaciones comerciales funcionen sin problemas. El candidato ideal es detallista, altamente organizado, capaz de mantener la confidencialidad y cómodo gestionando múltiples proyectos en un entorno de servicios sanitarios y educativos dinámico.
Deberes y responsabilidades esenciales
Apoyo ejecutivo
- Gestiona y supervisa las comunicaciones por correo electrónico del CEO, priorizando las consultas y respondiendo según corresponda.
- Coordina calendarios, reuniones, citas y programación para el CEO.
- Colaborar en la gestión de proyectos, investigación, informes e iniciativas especiales.
- Redactar correspondencia, presentaciones, informes y comunicaciones comerciales en nombre del CEO.
- Haz un seguimiento de las acciones pendientes, plazos y tareas de seguimiento para garantizar la finalización oportuna.
- Actuar como enlace entre el CEO y empleados, contratistas, distritos escolares, clientes, proveedores y socios comerciales.
- Proporciona apoyo administrativo de alto nivel manteniendo la estricta confidencialidad.
Reclutamiento y adquisición de talento
- Gestiona los esfuerzos de selección en múltiples plataformas de empleo, incluyendo Indeed, LinkedIn y otras redes sociales
- Revisa las solicitudes de los candidatos y realiza selecciones iniciales basadas en los requisitos de la empresa y del distrito.
- Coordina las comunicaciones con los candidatos y la programación de entrevistas.
- Programa entrevistas con responsables de contratación, distritos escolares y directivos.
- Ayuda con el marketing de reclutamiento y el contacto con candidatos.
- Haz un seguimiento del progreso de los candidatos durante todo el proceso de contratación.
- Apoyar iniciativas de personal y esfuerzos de reclutamiento de distritos escolares.
Incorporación de empleados y apoyo a recursos humanos
- Prepara cartas de oferta y documentación de incorporación para las nuevas contrataciones.
- Coordinar firmas electrónicas y flujos de trabajo de incorporación.
- Realiza comprobaciones de referencias y verificación de licencias.
- Mantener los registros de los empleados y la documentación de cumplimiento.
- Coordinar las actividades de incorporación y las comunicaciones del primer día.
- Asistir con las tareas de formación de empleados y tareas administrativas relacionadas con RRHH.
- Asegúrate de que toda la documentación laboral requerida se complete de forma precisa y puntual.
Recepción de clientes y coordinación de seguros
- Coordina los procesos de incorporación para nuevos clientes.
- Recopila y organiza las derivaciones, la documentación de admisión, la información del seguro y la documentación de apoyo.
- Coordina las solicitudes de verificación de elegibilidad del seguro y comunica los resultados al departamento de facturación.
- Actuar como enlace principal entre clientes, clínicos y el facturador en asuntos de admisión y seguros.
- Utiliza Availity y portales de pagadores similares para investigar el estado de las reclamaciones, apelaciones y actualizaciones de pagos.
- Apoyar al liderazgo obteniendo y comunicando actualizaciones oportunas relacionadas con los seguros.
- Coordina la documentación necesaria para autorizaciones previas, apelaciones, revisiones de seguros y comunícala con el facturador.
- Mantener registros organizados de autorizaciones, comunicaciones con los pagadores y documentación de seguros.
Nóminas y Administración de Empleados
- Recopila y verifica las hojas de horas de los empleados.
- Supervisa los plazos de nómina y asegúrate de enviar la información de nómina a tiempo.
- Haz seguimiento con los empleados sobre documentación faltante o incompleta.
- Mantener los registros relacionados con la nómina y la documentación de apoyo.
- Ayudar con la gestión de registros de empleados y el seguimiento de cumplimiento.
Marketing y Gestión de Redes Sociales
- Elabora calendarios mensuales de contenido para redes sociales para la aprobación del CEO.
- Crea y programa contenido para redes sociales usando Canva y Meta Business Suite.
- Redacta materiales de marketing, folletos, boletines, gráficos y contenido promocional.
- Colaborar con la difusión comunitaria, el reconocimiento de marca y las iniciativas de desarrollo empresarial.
- Coordina los proyectos de marketing y mantén los activos de marketing.
Operaciones Empresariales y Apoyo Estratégico
- Ayudar en el desarrollo y mantenimiento de políticas, procedimientos, SOPs, formularios y plantillas de la empresa.
- Coordinar proyectos organizativos e iniciativas operativas.
- Colaborar con las comunicaciones del distrito escolar y las relaciones comerciales.
- Apoyo para la preparación de la Solicitud de Propuesta (RFP), la presentación de contratos y las comunicaciones con proveedores.
- Haz un seguimiento de los plazos operativos, los requisitos de cumplimiento y las prioridades empresariales.
- Ayudar en la implementación de sistemas y procesos para mejorar la eficiencia organizativa.
Cumplimiento y gestión de documentación
- Mantener los registros de licencias, acreditaciones y cumplimiento de los empleados.
- Coordinar las actualizaciones anuales de documentos y revisiones de cumplimiento.
- Ayuda con certificados de seguros, documentación del distrito y requisitos regulatorios.
- Asegúrate de que los registros organizativos sigan siendo precisos, organizados y actualizados.
Responsabilidades adicionales
- Proporcionar apoyo administrativo y operativo directamente al propietario y CEO.
- Apoyar proyectos especiales e iniciativas de crecimiento organizacional.
- Colaborar en proyectos de investigación empresarial y planificación estratégica.
- Realizar tareas adicionales asignadas para apoyar las operaciones y el crecimiento de la empresa.
Cualificaciones requeridas
- Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
- Mínimo de tres (3) años de experiencia apoyando a un ejecutivo, propietario de un negocio en salud aliada, consulta sanitaria o equipo de liderazgo organizacional.
- Habilidades excepcionales de organización, gestión del tiempo y multitarea.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Dominio de Google Workspace, Microsoft Office, Canva Project Management (lunes) y plataformas de comunicación virtual.
- Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar responsabilidades en competencia y ejercer un buen juicio.
- Fuertes habilidades para resolver problemas, investigar y pensar críticamente.
- Capacidad para manejar información altamente confidencial con profesionalidad y discreción.
Cualificaciones Preferidas
- Título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Administración Sanitaria, Comunicación, Recursos Humanos, Educación, Ciencias y Trastornos de la Comunicación o un campo relacionado.
- Experiencia apoyando a ejecutivos, emprendedores, proveedores sanitarios aliados u organizaciones educativas.
- Familiaridad con logopeda, terapia ocupacional, psicología, sanidad o servicios escolares.
- Experiencia en reclutamiento e incorporación de profesionales titulados.
- Conocimiento sobre verificación de seguros, autorizaciones previas, portales de pagadores y flujos de trabajo administrativos en sanidad.
- Experiencia utilizando Availity, Fusion, GAMMIS, ADP, DocuSign, Canva, Meta Business Suite y plataformas empresariales similares.
- Experiencia en gestión de proyectos, coordinación de operaciones o apoyo ejecutivo.
- Experiencia gestionando redes sociales e iniciativas de marketing.
Competencias Básicas
- Presencia ejecutiva y profesionalidad
- Organización y atención al detalle
- Comunicación y gestión de relaciones
- Coordinación del Proyecto
- Gestión del tiempo y priorización
- Resolución de problemas y pensamiento crítico
- Iniciativa y rendición de cuentas
- Competencia en Tecnología
- Adaptabilidad y flexibilidad
- Confidencialidad y discreción
Este es un puesto principalmente remoto, con asistencia ocasional en la oficina requerida una o dos veces al mes.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 20,00 $ - 25,00 $ la hora
(si ya tienes un currículum en Indeed)